Vertrouwelijkheid

Documenten die je met ons deelt

Om ons werk goed te doen, ontvangen we vaak documenten: briefings, onderzoeken, strategieën, data, merkmaterialen. We ontvangen, bewaren, analyseren en gebruiken ze om de opdracht uit te voeren, en voor niets anders.

Niet ieder document gaat automatisch een externe AI-tool in. Binnen de opdracht gebruiken we alleen tools die daarvoor zijn goedgekeurd, en houden we rekening met persoonsgegevens, auteursrechten, bedrijfsgeheimen en contractuele beperkingen.

Dat doen we preventief: ook wanneer een document niet uitdrukkelijk als vertrouwelijk is gemarkeerd.

Geheimhouding & NDA

Waar nodig leggen we projectspecifieke geheimhoudingsafspraken vooraf vast in een Non-Disclosure Agreement (NDA). Daarin spreken we af:

• welke informatie vertrouwelijk is,
• wie er toegang toe krijgt,
• of externe leveranciers of partners betrokken worden,
• wat er met de informatie gebeurt na afloop van het project.

Geen aparte NDA getekend? Dan respecteren we nog steeds de wettelijke geheimhouding en bestaande contractuele geheimhouding, waaronder de geheimhoudingsclausule in onze Algemene voorwaarden.

Beperkingen voor opslag, delen & AI

Je kunt aangeven dat bepaalde documenten niet:

• in specifieke systemen opgeslagen mogen worden,
• met partners gedeeld mogen worden,
• door AI verwerkt mogen worden.

Laat het je contactpersoon weten, of mail naar info@reinspire.nl. We bevestigen de instructie schriftelijk, leggen haar vast in het projectdossier en geven haar door aan iedereen die aan het project werkt, inclusief partners.

Toegang intrekken, documenten verwijderen of teruggeven

Wil je dat we toegang intrekken, of documenten verwijderen of teruggeven? Mail naar info@reinspire.nl waar het om gaat. We bevestigen wanneer het is gebeurd, en laten weten of iets bewaard moet blijven, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht, en hoe lang.

Onderzoeksgegevens

Bij onderwijs- of onderzoeksprojecten kan een door de opdrachtgever goedgekeurde onderzoeksomgeving worden gebruikt, bijvoorbeeld een Research Drive die de samenwerkende instelling beschikbaar stelt.

Reinspire krijgt alleen toegang wanneer dat nodig en toegestaan is. Onderzoeksdata worden niet automatisch in onze eigen cloudopslag of AI-tools geplaatst.

Portfolio & cases

We laten graag projecten, resultaten en creatieve processen zien in ons portfolio, presentaties en marketing. Maar we claimen geen automatische publicatierechten.

• Per project spreken we af wat openbaar gemaakt mag worden, en onder welke voorwaarden.
• Voor niet-openbare klantinformatie, herkenbare personen en vertrouwelijke resultaten is vooraf passende toestemming of een andere geldige grondslag nodig.
• Je kunt later alsnog toestemming geven, en je kunt toestemming intrekken. We halen het werk dan vanaf dat moment van onze eigen kanalen; wat al gedrukt is of door anderen is gedeeld, kunnen we niet altijd terughalen.