Privacy

Jouw privacy veilig

Dit privacybeleid geldt voor de website Reinspire.nl, beheerd door Reinspire Studio, een creatieve studio in Amsterdam voor branding, websites, digitale producten, AI, marketing, content en creatieve technologie.

Het beschermt de privacy van gebruikers die onze website en diensten gebruiken, en van de mensen van wie we gegevens verwerken wanneer we projecten voor opdrachtgevers uitvoeren.

Vragen over privacy? Mail ons via info@reinspire.nl.

Privacybeleid

In dit beleid lees je:

• Hoe we je persoonsgegevens verwerken en beschermen
• Welke rechten je hebt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• Welke verplichtingen wij hebben als eigenaar van de website en als dienstverlener

We staan voor transparantie, veiligheid en respect voor je privacy. Wanneer we beschrijven wat we doen, bedoelen we wat we vandaag doen. Wanneer iets per project wordt afgesproken, of nog een ambitie is, zeggen we dat erbij.

Hoe we AI gebruiken en hoe we omgaan met vertrouwelijke klantdocumenten, lees je in onze policies Superintelligence en Vertrouwelijkheid. Cookies staan in ons Cookiebeleid.

Privacy by design

Bij het ontwerpen van nieuwe digitale producten beginnen we met dataminimalisatie: we verwerken alleen persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor een duidelijk omschreven doel. Werkt een functie zonder persoonsgegevens, dan bouwen we hem zonder.

Dit is een ontwerpprincipe, geen garantie dat er nooit persoonsgegevens worden verwerkt. Bij websites en apps is er altijd enige technische verwerking, zoals IP-adressen op een server. Wat we beloven is dat we bewust kiezen wat nodig is, en weglaten wat niet nodig is.

Welke gegevens we verzamelen

Wanneer je onze website of diensten gebruikt, kunnen we de volgende persoonsgegevens verzamelen:

• Identificerende gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsgegevens (die je zelf invult in formulieren, per e-mail stuurt of opgeeft bij het inplannen van een gesprek).
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem en vergelijkbare technische details.
• Cookies & trackinggegevens: informatie die via cookies en vergelijkbare technieken wordt verzameld, alleen na toestemming wanneer die vereist is. Zie ons Cookiebeleid.
• Gebruiksgegevens: bezochte pagina’s, bezoekduur, interacties en navigatiepaden.
• Projectgegevens: informatie die jij of je organisatie met ons deelt om een opdracht uit te voeren, zoals briefings, documenten en feedback.

Hoe we je gegevens gebruiken

We verwerken gegevens voor de volgende doelen:

• Om onze diensten te leveren, te onderhouden en te verbeteren.
• Om met je te communiceren over vragen, voorstellen en updates (met toestemming).
• Om de werking en gebruikservaring van de website te verbeteren.
• Om prestaties en gebruik te analyseren met tools zoals Google Analytics, alleen na jouw toestemming.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en fraude of misbruik te voorkomen.

Prototypes & demonstraties

Waar mogelijk beginnen we een nieuw product met gesimuleerde gebruikerservaringen, fictieve testdata en vooraf voorbereide scenario’s. Zo kunnen we een idee testen zonder gegevens van echte mensen te gebruiken.

Accounts, live AI-calls, gebruikersfoto’s of het verzamelen van onderzoeksdata zijn in onze prototypes niet standaard vereist. We voegen ze alleen toe wanneer een test ze echt nodig heeft, en nadat we dat met de opdrachtgever hebben afgesproken.

Ook een eenvoudig prototype wordt ergens gehost. Hostingpartijen kunnen technisch IP-adressen en serverlogs verwerken, bijvoorbeeld om de dienst veilig en werkend te houden.

Van prototype naar echte applicatie

Wanneer een prototype wordt doorontwikkeld tot een applicatie die mensen daadwerkelijk gebruiken, beoordelen we per project welke aanvullende privacy- en beveiligingsmaatregelen nodig zijn.

De benodigde documenten en controles, zoals een verwerkersovereenkomst, een datastroomoverzicht of een DPIA-screening, stellen we vooraf voor dat project vast. Ze worden niet automatisch voor elk klein prototype opgesteld.

Gebruikerstesten & het informeren van deelnemers

Wanneer mensen een prototype uitproberen of meedoen aan een gebruikerstest, informeren we ze vooraf kort en begrijpelijk wanneer dat relevant is. Bijvoorbeeld met een korte informatiestap voordat een testomgeving opent, met daarin:

• waarvoor de test is,
• wat je wel en niet mag invoeren (bijvoorbeeld: geen echte persoonlijke of gevoelige informatie),
• welke gegevens worden verwerkt, door wie en hoe lang,
• bij wie je terechtkunt met vragen.

Bevestigen dat je deze informatie hebt gelezen is iets anders dan toestemming geven onder de AVG. Wanneer toestemming echt de grondslag is, vragen we die apart en uitdrukkelijk, en kun je haar altijd weer intrekken.

Opnemen & transcriberen van gesprekken

Reinspire kan interne werkoverleggen opnemen of transcriberen voor verslaglegging, actiepunten en projectcontinuïteit. Niet elk gesprek wordt opgenomen.

Als we dat doen:

• worden medewerkers en eventuele andere deelnemers vooraf geïnformeerd,
• heeft de opname een passende grondslag en is ze nodig voor het doel,
• hebben alleen de mensen die het nodig hebben toegang,
• stellen we vast hoelang de opname of het transcript bewaard blijft, en verwijderen we het daarna.

Gesprekken met opdrachtgevers of externe deelnemers nemen we alleen op als dat vooraf is aangekondigd. Je kunt altijd aangeven dat je liever niet wordt opgenomen.

Rollen & verantwoordelijkheden

Voor onze eigen website, contacten en administratie is Reinspire verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens.

In klantprojecten kan dat anders zijn. Per project stellen we vast wie verwerkingsverantwoordelijke is en wie verwerker, en maken we duidelijke afspraken over de rol van Reinspire, de opdrachtgever en eventuele technische partners. Een label in een overeenkomst moet altijd passen bij de daadwerkelijke verantwoordelijkheidsverdeling, niet andersom.

Verwerkersovereenkomsten

Wanneer we persoonsgegevens verwerken namens een opdrachtgever, sluiten we een verwerkersovereenkomst wanneer de AVG dat vereist.

We kunnen werken met het model van de opdrachtgever, mits het past bij de feitelijke verwerking en juridisch is beoordeeld. Deze overeenkomsten zijn projectspecifiek en niet automatisch nodig voor elk prototype.

Partners & leveranciers

We werken samen met externe partners, specialisten en freelancers. Een daarvan is Future Ready, onze partner voor verdere appontwikkeling, technische architectuur en aanvullende software-expertise. Hun betrokkenheid verschilt per project.

Heeft Future Ready of een andere partner toegang nodig tot klantinformatie of persoonsgegevens, dan leggen we die rol vooraf contractueel vast, inclusief eventuele subverwerkersafspraken en geheimhouding.

We gebruiken ook externe software-, cloud-, hosting- en AI-diensten. Per leverancier beoordelen we hoe gegevens worden gebruikt, opgeslagen en beveiligd. Meer hierover in onze Superintelligence policy.

Datastromen & technische documentatie

Bij relevante softwareprojecten kunnen we een datastroomoverzicht opstellen: welke gegevens we ontvangen, waar ze naartoe gaan, welke leveranciers betrokken zijn, waar ze worden opgeslagen en wanneer ze worden verwijderd.

Per project bepalen we of een technisch gegevensblad, een document met technische en organisatorische maatregelen (TOM), een verwerkingsregister of andere bewijsstukken nodig zijn. Gevoelige architectuurdetails houden we intern.

Privacy-risicobeoordeling (DPIA)

Bij projecten met een mogelijk hoog privacyrisico beoordelen we vooraf of een Data Protection Impact Assessment (DPIA) nodig is.

Onderwijsgegevens, gevoelige persoonsgegevens, grootschalige verwerking en bepaalde AI-toepassingen kunnen extra beoordeling vereisen. Een DPIA is geen standaardverplichting voor iedere eenvoudige demo.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Wat we nu doen:

• Onze website en formulieren gebruiken versleutelde verbindingen (HTTPS).
• Toegang tot projectbestanden is beperkt tot de mensen die aan dat project werken.
• Voor onze belangrijkste zakelijke accounts gebruiken we meerstapsverificatie (MFA) waar de dienst dat ondersteunt.
• We houden onze software, plugins en apparaten up-to-date.
• Accounts van mensen die niet meer aan een project werken, worden verwijderd of afgesloten.

Aanvullende maatregelen voor specifieke softwareprojecten, zoals een TOM-document of beveiligingstests, spreken we per project af. We publiceren geen technische details die misbruik makkelijker maken, en geen enkel systeem is 100% veilig.

Incidenten & datalekken

Bij een beveiligingsincident of datalek:

• Handelen we zo snel mogelijk om risico’s te beoordelen en te beperken.
• Leggen we het incident vast: wat er gebeurde, om welke gegevens het gaat en wat we eraan hebben gedaan.
• Informeren we betrokkenen wanneer dat nodig is.
• Melden we het datalek, wanneer wij verwerkingsverantwoordelijke zijn en dat vereist is, binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Treedt Reinspire op als verwerker voor een opdrachtgever, dan informeren we die opdrachtgever zonder onredelijke vertraging. De opdrachtgever beoordeelt als verwerkingsverantwoordelijke of het lek gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, doorgaans binnen 72 uur na kennisname. Projectspecifieke meldtermijnen leggen we vast in de verwerkersovereenkomst.

Bewaartermijnen & verwijdering

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de beschreven doelen:

• Contactaanvragen: maximaal 12 maanden, tenzij er een langere samenwerking uit voortkomt.
• Offertes, facturen en financiële administratie: zolang de wettelijke bewaarplicht voor de administratie vereist (in Nederland doorgaans 7 jaar).
• Projectdocumenten: tijdens het project, daarna gearchiveerd of verwijderd zoals afgesproken met de opdrachtgever.
• Opnames en transcripten: alleen zolang nodig voor verslaglegging en actiepunten, per opname vastgesteld.
• Technische logs en back-ups: volgens de bewaartermijnen van onze hosting- en softwareleveranciers; back-ups worden in hun vaste cyclus overschreven.
• Cookies & analytics: bewaartermijnen zoals ingesteld door de aanbieders (bijv. Google).
• Wettelijke verplichtingen: bepaalde gegevens kunnen langer bewaard worden als de wet dat vereist.

We maken onderscheid tussen actieve projectbestanden, gearchiveerde bestanden en gegevens die we wettelijk moeten bewaren. Heeft een project specifieke bewaartermijnen nodig, dan spreken we die af met de opdrachtgever.

Doorgifte buiten de EU

Sommige gegevens kunnen buiten de EU worden verwerkt (bijvoorbeeld door dienstverleners zoals Google, Meta of cloudhosting).

We zorgen voor waarborgen via:

• Diensten die vallen onder een adequaatheidsbesluit van de EU, zoals het EU-VS Data Privacy Framework
• Standaardcontractbepalingen (SCC’s) waar van toepassing

Je rechten onder de AVG

Je hebt de volgende rechten over je persoonsgegevens:

• Recht op inzage: vraag een kopie van je gegevens op.
• Recht op correctie: laat onjuiste of onvolledige gegevens aanpassen.
• Recht op verwijdering: vraag om verwijdering wanneer gegevens niet meer nodig zijn.
• Recht op beperking: beperk bepaalde vormen van verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid: ontvang je gegevens in een gestructureerd formaat.
• Recht van bezwaar: maak bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: trek je toestemming op elk moment in.

Wil je een van deze rechten gebruiken? Mail ons via info@reinspire.nl en laat weten wat je wilt. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen. We reageren binnen een maand.

Niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, we lossen het graag samen op. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Externe links

We plaatsen alleen relevante en veilige externe links, maar kunnen niet instaan voor de inhoud ervan.

Je klikt op externe links op eigen risico. Reinspire Studio is niet aansprakelijk voor schade door het bezoeken van externe websites.

Socialemediaplatforms

Interactie met onze socialemedia-accounts valt onder het beleid van die platforms. Wees voorzichtig met het delen van persoonlijke gegevens.

Deze website kan deelknoppen voor social media bevatten. Socialemediaplatforms kunnen interacties volgen, ook als je er niet op klikt.

Verkorte links

We kunnen verkorte links delen op social media. Hoewel we zorgvuldig zijn, kunnen er kwaadaardige links bestaan. We zijn niet aansprakelijk voor schade door externe of verkorte links.

Wijzigingen in dit beleid

Onze diensten en tools ontwikkelen zich, en dit beleid ook. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging.